Nach jeder eingetretenen Veränderung bei den Gesellschaftern einer Kapitalgesellschaft, z.B. bei einer GmbH, als dem Eintritt oder Austritt als Gesellschafter oder einer Änderung des Umfangs der Beteiligung, da hat die Geschäftsführung, also der Geschäftsführer, unverzüglich eine aktuelle Liste der Gesellschafter an das Handelsregister einzureichen. Diese Liste der Gesellschafter muss die Namen, Vornamen, Geburtsdaten und Wohnorte aller Gesellschafter sowie die jeweiligen Nennbeträge enthalten, also den jeweiligen Anteil am Stammkapital.
Falls ein Notar an der anzuzeigenden Veränderung der Liste der Gesellschafter mitgewirkt hat, dann hat er diese beim Handelsregister nach Prüfung auf Richtigkeit einzureichen. Da in der Praxis so gut wie immer ein Notar bei den Gesellschafterversammlungen hinzugezogen wird, handelt sich es bei der eingereichten Liste der Gesellschafter in aller Regel um eine notarbescheinigte Liste der Gesellschafter.
Die Liste der Gesellschafter immer im aktuellen Zustand zu halten hat mit dem Schutz von Gesellschaftsgläubigern zu tun, ebenso mit den Informationsinteressen von Minderheitsgesellschaftern und vor allem der Öffentlichkeit. Dieser Kreis soll sich nicht nur über den derzeitigen Gesellschafterkreis, sondern auch über die lückenlose Abfolge der Gesellschafter und den Wechsel von Geschäftsanteilen informieren können.
Zu beachten ist auch die Zeitspanne zwischen Einreichung der Liste der Gesellschafter beim Amtsgericht und deren Anerkenntnis durch dieses. Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt im Fall einer Veränderung in den Personen der Gesellschafter oder des Umfangs ihrer Beteiligung als Inhaber eines Geschäftsanteils nur, wer als solcher in der im Handelsregister aufgenommenen Gesellschafterliste eingetragen ist. Außerdem ist nunmehr auch ein an die Liste der Gesellschafter anknüpfender gutgläubiger Erwerb von Anteilen einer GmbH möglich. Ein gutgläubiger Erwerber von Teilen an einer Gesellschafter soll darauf vertrauen dürfen, dass der verkaufte Geschäftsanteil auch tatsächlich dem Veräußerer gehört. Ein Käufer kann Anteile gutgläubig erwerben, wenn ein Veräußerer seit mindestens drei Jahren und ohne Widerspruch in die Gesellschafterliste im Handelsregister eingetragen ist.

Abruf einer: Liste der Gesellschafter