Bei Veränderungen bei den Gesellschaftern hat der Geschäftsführer einer GmbH unverzüglich eine neue Gesellschafterliste an das Handelsregister einzureichen. Diese Liste der GmbH-Gesellschafter muss die Namen, Vornamen, Geburtsdaten und Wohnorte aller Gesellschafter sowie den jeweiligen Anteil am Stammkapital aufführen.
Diese Liste immer in einem aktuellen Zustand zu halten, das hat mit dem Schutz der Gesellschaftsgläubiger zu tun. Die lückenlose Abfolge der Gesellschafter und der Wechsel von Geschäftsanteilen muss immer ersichtlich sein. Als Gesellschafter gilt nur, wer vom Registergericht als neuer Gesellschafter in das Handelsregister eingetragen wurde. Auf der anderen Seite gilt: Sie können also immer davon ausgehen, dass die vorhandene letzte Gesellschafterliste auch immer die gültige ist, egal ob diese viele Jahre alt oder gar noch die Anteile in DM ausweist.

Möglich ist auch, dass infolge von Verschmelzungen von 2 GmbH nochb keine neue Liste eingereicht wurde und diese dann noch auf die alte Firmierung ausgestellt ist. Das kann irreführend sein, trotzdem ist das dann die aktuelle Gesellschafterliste. Versäumnisse der betreffenden Gesellschaft gehen immer zu deren Lasten.

Woran erkennt man bei einer abgerufenen Gesellschafterliste, dass diese dann auch die letzte ist?

Man kann es nicht erkennen. Die letzte List der Gesellschafter kann nicht nachträglich mit einem neueren Datum oder weiteren Bemerkungen versehen werden. Selbst wenn man diese Gesellschafterliste vom  Registergericht (da wird das Handelsregister geführt) beglaubigen lässt, wird nur deren Echtheit beglaubigt, nicht aber, ob dies damit auch die aktuell gültige. Das Datum weist hier nur das Datum der Beglaubigung aus. Alternativ könnte nur ein Notar Einsicht in das Handelsregister nehmen und bestätigen, dass dies die letzte Gesellschafterliste ist.

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