Der amtliche Ausdruck vom Handelsregister
Oft wird gefragt, was denn ein amtlicher Ausdruck vom Handelsregister eigentlich sei. Ist nicht alles amtlich, was vom Amtsgericht kommt?
Ja, grundsätzlich kann man sagen, dass alle Dokumente, die vom Amtsgericht ausgestellt werden, als amtlich gelten. Das Handelsregister ist ein amtliches Verzeichnis, in das alle in Deutschland eingetragenen Unternehmen (abhängig von der Rechtsform) und ihre wesentlichen Merkmale (z.B. Name, Sitz, Geschäftsführer) eingetragen werden. Die Eintragung selbst ist ein amtlicher Akt, der dann bekannt gemacht wird.
Ein amtlicher Ausdruck ist demnach ein Dokument, das aufgrund eines Eintrags im Handelsregister vom Amtsgericht ausgestellt wurde. Hierbei kann es sich z.B. um einen Handelsregisterauszug oder eine beglaubigte Kopie eines Eintrags handeln. Solche Ausdrucke dienen als Nachweis für die im Handelsregister eingetragenen Tatsachen und sind daher in vielen Geschäftsbereichen von großer Bedeutung.
Bei einem amtlichen Ausdruck handelt sich um einen Auszug aus den beim Handelsregister vorhandenen Daten zu einer Kapitalgesellschaft bzw. Personengesellschaft. Diese Zusammenfassung wird auch als Handelsregisterauszug bezeichnet und der amtliche Ausdruck ist dann ein amtlich beglaubigter Auszug aus dem Handelsregister. Erweitert werden kann dies noch durch eine sog. Apostille. Das ist eine weitere Beglaubigung von so einem bereits beglaubigten Handelsregisterauszug. Diese Apostille wird benötigt, wenn man den beglaubigten Auszug („Amtlicher Ausdruck“) im Ausland verwenden möchte.
Wenn man hingegen auf jegliche Beglaubigung verzichtet, dann erhält man einen „aktuellen Ausdruck aus dem Handelsregister“. Das ist dann die unbeglaubigte Form. Bei einer Gesellschafterliste reicht auch oft die unbeglaubigte Version.
Mit amtlich ist also im Sinne des Handelsregisters „beglaubigt“ gemeint. Ob amtliche oder unbeglaubigte Ausdrucke, es gibt diese in 3 Versionen: Es gibt sie als aktuellen, chronologischen und historischen Auszug, je nachdem, wie weit der Ausdruck zeitlich zurückreichen soll.